コトラ（広報チーム） 
営業事務とは？未経験者が知るべき基本知識
営業事務の役割と仕事内容
営業事務は、営業職をサポートするために欠かせない存在です。具体的な業務内容としては、顧客対応、見積書や契約書の作成、商品の受注処理、データ入力、営業資料の作成、在庫管理などが挙げられます。これにより、営業職の方がより効率的に営業活動に専念できるように支える役割を果たします。また、社内外の関係者と円滑にコミュニケーションを取る力も求められる職種です。
一般事務との違いとは？
営業事務と一般事務は、仕事内容や目的に大きな違いがあります。一般事務が主に社内業務を効率化する裏方的な役割を持つのに対し、営業事務は営業職のサポートや顧客対応を通じて「業績向上」に直接貢献する役割を担います。そのため、顧客との接点が多く、対応力や柔軟なコミュニケーションスキルが必要とされます。営業事務は、単なる事務作業に留まらず、会社の成長を後押しする重要なポジションと言えるでしょう。
未経験者でも目指せる理由
営業事務は、未経験者でも挑戦しやすい職種です。その理由の一つとして、多くの企業が「未経験OK」や「未経験歓迎」と記載した求人を出していることが挙げられます。また、基礎的なパソコンスキルやコミュニケーション能力があれば、業務をスムーズに始めることが可能です。さらに、ビジネスマナーや必要なソフトウェアスキルについては、入社後の研修やオンザジョブトレーニングで学ぶ機会を提供する企業も多くあります。これらの環境が整っているため、未経験者でも安心して挑戦できるのです。
営業事務が企業に欠かせない理由
営業事務は、企業運営において欠かせない存在です。営業職の業務負担軽減はもちろんのこと、書類作成やデータ管理の正確さがビジネス全体の効率化と信頼性向上に寄与します。また、営業事務が顧客とのやり取りを丁寧に行うことで、企業イメージの向上や良好な取引関係の構築にもつながります。このように、営業事務は「縁の下の力持ち」として企業の成功を支える重要な役割を果たしているのです。
未経験から営業事務へ転職するための準備
必要なスキルと知識の習得
未経験から営業事務へ転職するためには、まず必要なスキルと知識を把握し、着実に習得することが重要です。営業事務の業務内容には、資料作成、データ入力、電話対応、スケジュール管理などが含まれます。そのため、パソコン操作、特にExcelやWordなどの基本的なオフィスツールのスキルを習得することが必須です。特にExcelでは関数やピボットテーブルといった機能を活用できると強みとなります。また、ビジネスマナーやコミュニケーションスキルも営業社員や顧客と関わるうえで求められるため、これらの知識を学ぶことも大切です。
志望動機の作り方と伝え方のポイント
営業事務を目指すにあたり、志望動機をしっかりと構築し、面接で魅力的に伝えることがポイントとなります。志望動機を考える際には、「未経験から挑戦する理由」「営業事務として具体的にどのように貢献できるか」を盛り込むと良いでしょう。たとえば、「人をサポートすることが得意で、営業職の目標達成を裏から支えたい」といった理由は評価されやすくなります。また、事前に応募企業の事業内容や方針をリサーチし、それにふさわしい意欲や適性をアピールすることも効果的です。話す際には明るく自信を持って伝え、相手に熱意が伝わるよう心がけましょう。
履歴書・職務経歴書の作成のコツ
履歴書や職務経歴書は、企業に未経験であってもポテンシャルを示す大切なツールです。営業事務の応募では、特に「正確さ」と「効率性」を意識して書類を作成すると良いでしょう。具体的には、過去の経験で「数字を扱う業務」や「顧客対応」があれば、それを転職後にどのように活かせるかを明確に記載します。初めて履歴書を作成する際は、自己PR欄に事務スキルを学ぶ姿勢や、コミュニケーションの得意さをアピールすることが有効です。また、誤字脱字がないことを念入りにチェックし、完成した書類は第三者にも確認してもらうと安心です。
転職エージェントやサポートサービスを活用する方法
未経験から営業事務を目指す転職活動では、転職エージェントやサポートサービスの利用が非常に有効です。プロのアドバイザーが考える求人紹介やアドバイスを通じて、自分では気づかなかった適性や強みを発見できるでしょう。また、「未経験OK」「未経験歓迎」の求人を多く扱うエージェントもあるため、自分に合った職種を見つけやすいです。さらに、書類添削や面接練習などのサポートも提供されているため、事前準備としても心強い存在です。特に営業事務は人気職種で競争が激しいので、プロの力を借りて効率的に転職活動を進めることが成功への近道となります。
未経験者でも採用を勝ち取る戦略
面接でアピールすべきポイント
営業事務の面接では、未経験であっても企業が求める人物像にマッチしていることを伝えることが重要です。まず、コミュニケーションスキルが高いことは大きなアピールポイントとなります。営業事務は社内外との連携が多いため、わかりやすい言葉で意見を伝える力が必要です。次に、営業のサポート役として、相手のニーズを理解し柔軟に対応できる姿勢を示すこともポイントです。また、「未経験歓迎」の企業であっても、事務作業やスケジュール管理において正確さや丁寧さが求められます。それらを補うため、事前に基本的なExcelやWordのスキルを身につけておくと、実務への準備ができていることをアピールできるでしょう。
前職や経験を活かすストーリーの構築
未経験者が営業事務として採用されるには、前職や過去の経験をどのように活かせるかを具体的に伝えることが重要です。たとえば、販売職や接客業の経験がある場合は、顧客対応力や指示された目標を達成する力を強調することができます。また、事務以外の職種経験でも、業務で培った「段取り力」や「タイムマネジメント能力」を活かして、営業事務として効率的に働けることを示しましょう。このように、自分の経験を軸にしたストーリーを作り、それが営業事務の仕事内容にどのように結びつくかを明確に伝える姿勢が大切です。
ポータブルスキルを伝える重要性
ポータブルスキルとは、具体的な職種や業界に関わらず活かせる汎用的なスキルのことです。営業事務では、特に「問題解決力」「コミュニケーション力」「ITスキル」の3つが重要視されます。例えば、問題解決力はスケジュールの急な変更や突発的なトラブルにも冷静に対応する力として活かせます。また、営業社員や他部署との調整を行う機会が多いため、コミュニケーションを円滑に行う力も不可欠です。さらに、資料作成やデータ整理にはITスキルが求められます。未経験から転職する場合、これらのスキルをすでに保持していると採用担当者に伝えることで、即戦力として評価される可能性が高まります。
模擬面接と自己分析の徹底実施
未経験から営業事務職を目指す際には、模擬面接を通じて自己アピールの練習を行うことが効果的です。第三者の視点でフィードバックをもらうことで、自分の伝え方や表現の弱点が見つかり、改善につながります。また、自己分析を徹底して行うことで、自分の強みやアピールポイントを明確化し、説得力のある受け答えができるようになります。たとえば、「私は○○の経験から得た△△という強みがあります。それを活かして、営業事務として□□のような貢献ができます」といった具体的なエピソードを用いると効果的です。このように、模擬面接と自己分析を通じて強みを洗練させることで、採用担当者に自信を持って自己PRを行う準備が整います。
実際に営業事務職として働く際のポイント
効率的なスケジュール管理の方法
営業事務職では、営業担当者をサポートするために効率的なスケジュール管理が求められます。業務内容としては、会議日程の調整や資料作成のタイミング管理などがあります。未経験から営業事務に挑戦する場合でも、タスク管理ツールやカレンダー機能の活用など、基本的なスケジュール管理のスキルを身につけることで効率よく仕事を進めることができます。また、優先順位をつけて業務を整理する力も重要です。これによりミスを防ぎ、時間的な余裕を作ることが可能になります。
正確さを求める仕事のコツ
営業事務では、正確さが重視されます。日々の業務では、データ入力や報告資料の作成など、高い正確性が求められるタスクがあります。入力作業を行う際には、ダブルチェックを習慣にしたり、テンプレートを利用してミスを防ぐ工夫が有効です。また、未経験者にとっては最初は難しく感じるかもしれませんが、確認作業に時間を惜しまない姿勢が重要です。このように小さなミスを防ぐ努力が、取引先や上司からの信頼につながります。
チームとのコミュニケーション術
営業事務は営業担当者や他の部署との連携が不可欠な職種です。そのため、良好なコミュニケーションを築くことが重要です。未経験から営業事務に就いた場合でも、意識的に「報・連・相」（報告・連絡・相談）を徹底し、積極的に意見交換を行うことが大切です。また、相手の意図や状況を理解するために、相槌やメモを取るといった聞き取りのスキルも身につけておくと効果的です。この姿勢が信頼関係の構築に繋がり、チーム全体のパフォーマンス向上にも寄与します。
キャリアアップへの第一歩
営業事務として基礎を固めることは、キャリアアップの第一歩にもなります。営業事務を経験することで、ビジネス全般のスキルや知識が身につき、次のステップへ進むための土台が作られます。また、未経験からでもこの職種での経験を積むことで、将来的には事務職のリーダーや管理職、さらには営業職や他の専門職への挑戦が視野に入ります。日々の業務の中でスキルアップや資格取得に取り組むことで、キャリアの幅を広げることが可能です。