コトラ（広報チーム） 
営業におけるガントチャートの基本とは
ガントチャートとは何か？基本の仕組み
ガントチャートとは、プロジェクト管理やスケジュール管理に用いられる視覚的なツールで、タスクの進行状況を一目で把握できるという特長があります。アメリカの経営コンサルタントであるヘンリー・ガントが考案したこの方法は、縦軸にタスクや担当者を、横軸にスケジュールを設定し、各タスクの進捗を横棒で示すシンプルな構造が基本です。
営業の現場では、このガントチャートを活用することで、商談や顧客管理、そしてチーム内の進捗状況を把握しやすくなります。また、ガントチャートは進捗を色分けして表現できるため、視覚的に情報を共有しやすいのが特徴となっています。
営業活動でガントチャートを使うメリット
営業活動においてガントチャートを利用することで、数多くのメリットを得ることができます。たとえば、商談プロセスを構造的に把握し、各段階で次に何をするべきかが明確になります。これにより、進捗が滞ったポイントを早期に発見し、迅速に修正行動を取れるようになります。
また、営業チーム全員でガントチャートを共有することで、情報伝達がスムーズになり、タスク未完了によるミスや重複作業が防止できます。さらに、リモートワークや出張の多い営業職にとっても、オンラインツールを利用すればどこでも最新情報を確認可能です。このように、ガントチャートは営業の効率化に大きく寄与します。
ガントチャートとWBSの違い
「ガントチャート」と「WBS（Work Breakdown Structure）」は、どちらもプロジェクト管理に関わるツールとして知られていますが、それぞれ目的が異なります。WBSはタスクを細分化して階層的に整理することを重視しており、プロジェクトの全体像を把握するためのものです。一方、ガントチャートはスケジュールに焦点を当てており、特にタスクの開始日・終了日および進捗状況を視覚的に確認するために利用されます。
営業の現場では、まずWBSを用いて各プロセスを細かく分解し、その後ガントチャートを利用してスケジュールを可視化する流れが一般的です。このように、両者を適切に組み合わせることで、より効果的な営業管理が可能になります。
ガントチャートの導入手順と成功する進捗管理
ステップ1: 営業タスクの洗い出し
ガントチャートを営業に導入する際、まず重要なのは営業タスクを具体的に洗い出すことです。営業活動にはプロスペクティング（見込み客の特定）、顧客への提案準備、商談、契約交渉など、多岐にわたるタスクが含まれます。それぞれの活動を細かく分解し、誰がどのタスクを担当するのかを明確にすることが大切です。このプロセスを通じて、全体像が把握しやすくなり、不足しているステップや無駄な工程を発見することができます。例えば、各タスクをExcelやJootoといったツールに記録すると、リストとして可視化できるため、作業の抜け漏れを防ぐ手助けになります。
ステップ2: スケジュールと工程の可視化
次に、洗い出した営業タスクをスケジュール化してガントチャート上にプロットします。ガントチャートの縦軸にはタスクや営業担当者を設定し、横軸に時間軸（日付や週など）を設けて視覚化します。例えば、ある商談が開始からクロージングまで2週間かかる場合、その期間を棒グラフとして示します。一目で進捗状況や期限までの時間がわかるため、計画の遅れや工程の重複を防ぐことが可能です。また、タスクの依存関係も明確になるため、例えば資料作成が完了しないと提案ができないといった優先順位の調整も容易です。この工程を徹底することで、営業プロセス全体を効率的に管理できます。
ステップ3: チームでの共有と更新プロセス
作成したガントチャートは、営業チーム全体で共有します。これにより、各メンバーの役割や現在の進捗状況が全員に伝わり、チーム全体の連携を強化する効果が期待できます。共有には、例えばクラウド上で更新が可能なツールを活用するのが便利です。Jootoなどのオンラインツールを使うとリアルタイムでの情報更新が可能となり、外出先やリモート環境でも状況を把握できます。また、進捗に応じてガントチャートを随時更新することで、スケジュールのズレや課題への対応を素早く行うことができます。このプロセスを適切に回すことが、ガントチャートの運用成功に欠かせない要素です。
成功する進捗管理のためのポイント
ガントチャートを活用して成功する進捗管理を行うためには、いくつかのポイントを押さえる必要があります。まず、進捗状況を定期的に確認し、必要に応じてスケジュールの調整を行うことです。これにより、スケジュール遅延によるトラブルを未然に防げます。また、タスク完了の達成基準を明確にしておくことも重要です。例えば、「商談資料を提出する」だけでなく、「上司の承認を得た上で資料を顧客に提出する」といった具体的かつ結果が分かりやすい基準を設定すると、進捗の可視化がさらに明確になります。そして、営業チーム全体で定期的にミーティングを開き、ガントチャート上の進捗や課題を共有することで、タスク完了への一体感が生まれます。このような進捗管理方法を取り入れることで、営業活動の効率化や目標達成率の向上につなげることができます。
営業チームでガントチャートを最大限活用するコツ
営業担当ごとの役割分担を明確化する
営業チームでガントチャートを効果的に活用するためには、まず各営業担当者の役割分担を明確にすることが重要です。ガントチャートではタスクごとに担当者を割り当てることができるため、営業プロセス全体の中で「誰が何をするのか」が一目で分かる視覚的な管理が可能です。これにより、重複業務や作業漏れを防ぎます。また、役割が明確になることで個々のメンバーが自分のタスクに集中でき、営業の効率が向上するとともに、チームの連携も強化されます。
スケジュール遅延を防ぐチェック体制
スケジュール遅延を防ぐためには、ガントチャートの定期的なチェック体制を整えることが必要です。ガントチャートは進捗状況を可視化できるため、各タスクが計画通り進んでいるか、遅れが生じている場合はどのタスクが原因かを容易に把握できます。各タスクの進捗状況を色分けして表示する機能を活用すれば、進捗が遅れている部分を即座に確認可能です。また、チーム全体で定期的な進捗会議を開催し、営業プロジェクトの現状を共有することも大切です。
進捗状況を定期的に見直す方法
進捗状況を定期的に見直すことは、ガントチャートを活用した営業管理の成果を向上させるポイントです。営業活動は予期しない変更が発生することが多いため、スケジュールやタスク計画を柔軟に更新できる仕組みが必要です。例えば、商談状況の変化や顧客のニーズの変化に応じてガントチャートを修正し、最新の情報を基に計画を進めることが重要です。適切なタイミングでこれらの見直しを行うことで、営業活動全体の目標達成率を高めることができます。
ツール選びで効率を最大化する
営業チームでガントチャートを活用する際には、使用するツールの選定が成功のカギを握ります。ガントチャートを手動で作成・更新するのではなく、JootoやExcelなどの便利なツールを活用すれば、タスク管理やスケジュール更新の作業負担が軽減されます。また、クラウドベースのツールであれば外出先やテレワーク中でも簡単にアクセスでき、チーム内でのリアルタイムな情報共有が容易になります。シンプルかつ直感的に使用できるツールを選ぶことで、営業チーム全体の効率が最大化されます。
ガントチャートを活用した営業の成功事例
成功事例1: 新規顧客獲得プロジェクト
ある営業チームでは、ガントチャートを活用して新規顧客獲得プロジェクトを成功に導きました。このプロジェクトでは見込み客のリスト作成、アプローチ、商談、フォローアップといった各ステップをガントチャートで細分化し、担当者とスケジュールを明確にしました。進捗状況をリアルタイムで確認することで、タスクの遅延を防ぎ、短期間で目標を達成できました。また、営業ガントチャートを使用することで、営業プロセスの可視化が進み、チーム全体での連携が強化されました。
成功事例2: 大規模案件の管理と達成
大規模な案件では、スケジュールの遅れやタスクの重複が発生しやすく、進捗管理の難易度が高くなります。ある企業では、ガントチャートを導入して、案件の進行を可視化することでこれらの課題を克服しました。たとえば、タスクを細分化し、各担当者に割り当てた上で、それぞれの依存関係をガントチャート上で整理しました。その結果、全員が「次に自分が何をすべきか」を把握しやすくなり、効率的にプロジェクトを進行させたのです。この取り組みにより、予定通りに案件を終えることができ、顧客の信頼を獲得しました。
成功事例3: チーム間の連携強化
ガントチャートは、営業チーム内だけでなく、他部署との連携を強化する場面でも大きな効果を発揮しました。例えば、営業担当者がマーケティングや商品開発部門と連携してプロジェクトを進めた際、ガントチャートを用いることで情報共有がスムーズに行われました。プロジェクトの全体像をガントチャートにまとめることで、各部署が進捗状況をリアルタイムで把握でき、それぞれが円滑にタスクを遂行しました。このようにガントチャートを通じて、全体の流れと役割分担が明確になることで、チームの働きやすさが向上しました。
成功事例が示す活用ポイントと学び
これらの成功事例は、営業ガントチャートの効果的な活用方法を示しています。まず、複雑なタスクを可視化することによって進捗状況を一目で把握しやすくなり、タスク間の依存関係も整理できます。また、チーム全体での役割分担が明確になり、コミュニケーションがスムーズになる点は大きなメリットです。このような管理手法がもたらす効率化や連携強化の効果は、営業活動全体の質を高めることにつながります。ガントチャートをうまく取り入れることで、プロジェクト管理をより効果的に進めることができるでしょう。