コトラ（広報チーム） 
面接日程調整メールの重要性と基本的なマナー
なぜ面接日程調整メールが重要なのか？
面接日程調整メールは、採用選考をスムーズに進めるための重要なやり取りです。面接日程調整の対応が迅速かつ丁寧であることで、応募者としての印象を向上させることができます。また、採用担当者は多くの候補者と連絡を取り合っていますので、早めに返信をすることで、相手の負担を軽減し、適切なタイミングで面接機会を確保することにつながります。
日程調整に手間取ると、他の応募者に内定が進む可能性が高くなるため、迅速な対応が求められます。特に在職中の応募者はスケジュール調整が難しい場合もありますが、そのような場合でも、できるだけスピーディーで明確な返信を心がけることが大切です。
ビジネスマナーとしてのポイント
面接日程調整メールでは、ビジネスマナーに十分配慮することが求められます。基本として、敬語を正しく使用し、相手に対する礼儀正しさを示すことがポイントです。メールの冒頭には、「お世話になっております」や「ご多忙のところありがとうございます」のような挨拶文を記載することで、丁寧な印象を伝えられます。
また、候補日を提示する場合には、自分の都合だけでなく相手のスケジュールにも配慮することが重要です。例えば、複数の候補日を示すことで、調整の柔軟性を示すことができます。さらに、返信する際には、企業からの指示や指定がない限り、件名を変更せず、やり取りの内容が一目で分かるようにするのが基本的なマナーです。
メール作成時に注意したい一般的なルール
面接日程調整メールを作成する際には、いくつかの基本的なルールに注意する必要があります。まず、内容が伝わりやすいよう、簡潔かつ明確に書くことが大切です。長すぎる文章は避け、必要な情報だけを過不足なく盛り込むよう心がけましょう。
次に、誤字脱字の有無や敬語の使い方を必ず見直すことが重要です。採用担当者とのやり取りは、応募者の文章能力や注意力を評価される機会でもありますので、細部まで慎重に確認してください。また、返信スピードも重要です。メールを受け取ったら24時間以内に返信することを基本とし、万が一遅れる場合でも事情を明記することが最低限のマナーです。
最後に、メールアドレスや署名も忘れずに記載してください。特に、会社のメールアドレスを使用するのは避け、個人のメールアドレスを利用することが望ましいです。このような基本ルールを守ることで、面接日程調整メールをスマートに作成できるでしょう。
www.kotora.jpケース別：面接日程調整メールの書き方
企業側から候補日が提示された場合
企業側から面接の候補日が提示された場合は、速やかに返信することが大切です。採用担当者に良い印象を与えるために、2つのポイントに注意しましょう。一つは提示された日程の中から都合が良い日を選び、明確にお伝えすることです。もう一つは、返信の際に丁寧な言葉遣いを心がけることです。候補日が複数提示されている場合には、「第一希望」「第二希望」のように優先順位をお伝えすると調整がスムーズになります。\
たとえば、次のような返信文を参考にしてください。
「この度は面接の機会をいただきありがとうございます。ご提示いただきました日程の中で〇月〇日△時が最も都合が良いです。その他、〇月〇日△時も調整可能ですので、ご検討いただければ幸いです。」
自分から候補日を提示する場合
面接日程の調整を自分から提案する場合は、相手が選びやすいように複数の候補日を提示するのがマナーです。一般的に3つ以上の候補日を用意することが推奨され、幅広い日程を提示することで円滑な調整に繋がります。また、日程はできるだけ具体的に記載し、時間帯も併せて伝えると親切です。\
以下のような文面が参考になります。
「面接日程につきまして、以下の日程であれば調整可能です。
・〇月〇日（〇曜日）△時〜◎時
・〇月△日（〇曜日）△時〜◎時
・〇月▽日（〇曜日）午前中
お手数をおかけしますが、ご都合の良いお日にちをご教示いただけますと幸いです。」
提示された日程に都合が合わない場合
企業から提示された日程に全て都合がつかない場合は、ただ断るのではなく、代わりの日程を提案することが重要です。その際には、お手数をおかけする旨をしっかり伝え、相手に対する配慮を示す表現を取り入れるよう心がけましょう。また、複数の候補日を提示することで、再調整がスムーズになります。以下のような例文が参考になります。
「ご連絡いただきありがとうございます。ご提示いただきました日程ですが、あいにく全て都合がつかず、大変申し訳ございません。恐れ入りますが、以下の日程で調整いただくことは可能でしょうか。
・〇月〇日（〇曜日）△時〜◎時
・〇月△日（〇曜日）午前中
・〇月▽日（〇曜日）△時〜▲時
ご不便をおかけ致しますが、何卒ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。」
メール例文集：具体的な日程調整の例
一般的な例文：初回面接の調整
書類選考を通過した後に、企業から面接日時の候補を提示されることはよくあります。このような場合には、迅速かつ丁寧な返信が重要です。以下に、初回面接の日程調整メールの例文を示します。
【例文】
件名：Re: 面接日程のご案内
〇〇株式会社
採用担当 〇〇様
お世話になっております。このたびは、書類選考を通過させていただき、ありがとうございます。
ご提示いただきました以下の日程について確認いたしました。
– 〇月〇日（〇） 午前10時
– 〇月〇日（〇） 午後2時
上記の中では、〇月〇日（〇）の午前10時で問題ございません。お手数ですが、正式なご確認をいただけますでしょうか。
お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。
〇〇〇〇（フルネーム）
連絡先：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇
二次面接の調整に使える例文
二次面接の日程調整となる場合は、初回面接の際にお世話になった感謝を改めて伝えた上で、候補日の確認を行います。以下の例文をご覧ください。
【例文】
件名：Re: 二次面接日程のご案内
〇〇株式会社
採用担当 〇〇様
お世話になっております。先日は初回面接を実施していただき、ありがとうございました。
ご連絡いただきました二次面接の件、以下の日程で調整可能です。
– 〇月〇日（〇） 午前10時
– 〇月〇日（〇） 午後1時
– 〇月〇日（〇） 午後3時
上記候補の中で貴社のご都合に合う日程をご教示ください。何卒、よろしくお願い申し上げます。
〇〇〇〇（フルネーム）
連絡先：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇
ビデオ面接の場合のメール例文
遠方からの応募や企業の都合により、ビデオ面接が選ばれることがあります。この場合、使用するツールや接続方法について意思疎通を図ることが大切です。
【例文】
件名：Re: ビデオ面接日程のご案内
〇〇株式会社
採用担当 〇〇様
お世話になっております。ビデオ面接日程のご連絡をいただき、ありがとうございます。
ご提示いただきました日程の中から、以下の日程でお受けいたします。
– 〇月〇日（〇） 午後4時
なお、使用ツールが〇〇とのことですが、事前に接続テストを行う必要があればお知らせください。また、オンライン面接にあたり、何か注意事項がございましたら併せてご教示いただけますと幸いです。
何卒、よろしくお願いいたします。
〇〇〇〇（フルネーム）
連絡先：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇
面接日程調整メールで印象を良くするためのポイント
返信スピードを重視する理由
面接日程調整メールでは、返信スピードが非常に重要です。応募者が迅速に返信しない場合、企業側で日程調整の時間が増えるため、他の応募者が優先される可能性があります。特に採用活動が効率よく進められている企業においては、時間を無駄にしない配慮が重要です。一般的には、メールを受け取ってから24時間以内に返信することが求められます。早めの対応は、誠実さや熱意の表れとして企業に伝わるため、良い印象を与えることができます。
文面での丁寧な表現
面接日程調整メールでは、文面の丁寧さがそのまま応募者の印象に影響を与えます。具体的には、敬語を正しく使用し、失礼のない言い回しを選ぶことが大切です。また、採用担当者の名前をしっかり記載し、感謝の気持ちを忘れずに伝えることがポイントです。たとえば、「お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします」といった表現を加えることで、丁寧な印象を与えることができます。また、読み手に配慮し、簡潔で分かりやすい文面を心がけることも重要です。
読み手に配慮した構成にする方法
面接日程調整メールの文面は、採用担当者が負担なく理解できるような構成にすることが重要です。まず初めに挨拶を述べ、その後に本題である日程調整について具体的に記載します。たとえば、「貴社にお伺いする日程について調整させていただきたく存じます」といった形で丁寧に始め、候補日を箇条書きで提案すると分かりやすいです。また、必要に応じて、締めの言葉として「何卒よろしくお願い申し上げます」を添えることで、丁寧な印象を与えることができます。このように構成を工夫することで、読みやすく配慮の行き届いたメールとなり、担当者にも好印象を残すことができます。
最後に確認：よくあるミスとその対策
誤字脱字のチェックポイント
面接日程調整メールを作成する際には、誤字脱字を防ぐことが重要です。特に、相手企業名や担当者名を間違えると印象を損ねる可能性があるため、慎重に確認してください。まずは、内容を作成後に自分で読み返すことが基本です。その際には、画面上だけでなく一度印刷して紙で確認する方法も効果的です。また、誤字脱字は注意していても見逃すことがあるため、余裕がある場合は、第三者に確認を依頼するのも良いでしょう。
さらに、メール作成ソフトのスペルチェック機能を活用するのも有効です。ただし自動チェックに頼りきらず、全ての部分について細かく目を通す癖をつけることが大切です。面接日程調整メールは、慎重さが相手への礼儀に直結するため、誤字脱字の無い状態で送信するようにしましょう。
敬語の使い方で陥りがちな間違い
面接日程調整メールでは、丁寧な敬語の使用が求められますが、不自然な表現や間違った言い回しが印象を損ねる原因となります。例えば、「～させていただきたいと思います」といった冗長な表現は避け、簡潔で明瞭な言葉を選びましょう。また、「了解しました」ではなく「承知いたしました」といった、よりフォーマルな表現を使うことも好ましいです。
特に注意したいのは謙譲語と尊敬語の混同です。例えば、「おっしゃっていただいた内容を拝見します」というような表現は誤りで、適切な敬語を用いることが必要です。メールを送る前に、敬語の正しい使い方を確認するための資料や例文集を参考にすると安心です。相手に不快な印象を与えないために、丁寧かつ適切な敬語の使用を心がけましょう。
添付漏れや宛先間違いを防ぐ確認方法
面接日程調整の際、必要な添付書類がある場合に添付漏れが発生することがあります。このようなミスを防ぐためには、メール本文を完成させた後に必ず「添付ファイルを確認する」という作業をルーチンにすることが重要です。「〇〇を添付しております」という一文を本文に記載することで、自分自身でも添付の有無を意識しやすくなります。
また、宛先の間違いも注意が必要です。特に「返信」を利用する際、誤って別の担当者宛に送信するミスが発生する場合があります。送信前には、必ず宛先アドレスを再確認し、企業名や担当者名を確認する習慣をつけましょう。さらに、重要なメールには「下書き保存」をして二度チェックを行うことで、ミスを防ぐ確率を上げることができます。面接日程調整メールは信頼構築の第一歩でもあるため、細部に渡る確認作業を徹底しましょう。