コトラ（広報チーム） 
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「伝える」と「伝わる」の違いとは
私たちは日常生活やビジネスの場面で「伝える」という行為を多く行っています。しかし、「伝える」と「伝わる」は同じ意味ではありません。単純に相手に情報を発信するだけではなく、「伝わる」ためには相手に理解や共感を持ってもらい、最終的には行動や反応を促すことが求められます。この違いを理解し、意識的に使い分けることで、より効果的なコミュニケーションが可能となります。
「伝える」は何を意味するのか
「伝える」とは、発信者が主体となって情報を相手に届けることを指します。これは一方向的であり、言葉やメッセージを相手の耳に届かせることが目的です。例えば、上司が部下に業務命令を伝える場合、指示内容を正確に口頭や文書で届ければ「伝えた」ことになります。しかし、相手がその内容を理解せず、行動に移さなければ、その行為はただの「伝える」に止まります。つまり、情報が届けられた時点で完結するのが「伝える」の特徴です。
「伝わる」が求められる背景と理由
現代では「伝える」だけでなく「伝わる」ことが重要視されるようになっています。その背景には、情報が溢れる社会でいかに自分のメッセージを相手に理解してもらい、行動変化を引き起こすかが求められている点が挙げられます。特にビジネスシーンでは、ただ情報を共有するだけでは成果を生むことは難しく、相手が行動したくなるようなインパクトのあるコミュニケーションが求められています。例えば、プレゼンテーションで魅力的な話し方や工夫がない場合、商品やアイデアが採用されないことも多いでしょう。
一方向と双方向コミュニケーションの違い
「伝える」が一方向のコミュニケーションであるのに対し、「伝わる」は双方向のコミュニケーションを重視します。一方向では発信者が話す内容にフォーカスしがちですが、双方向では相手からの反応や理解度、共感を確認しながらコミュニケーションを進めます。例えば、営業の場面では、顧客に商品の性能を説明するだけではなく、顧客のニーズや課題に寄り添うことで「伝わる」可能性が高まります。このように、相手の参加を促しながら進めることで初めて双方にとって有益な理解が生まれるのです。
受け手の理解と共感を引き出す要素
「伝わる」ためには、相手の理解と共感を引き出すことが欠かせません。それを実現するための要素として、まずシンプルで明確な伝え方が重要です。専門用語を多用したり、話を長引かせたりすると、相手が話の内容を理解しにくくなります。また、話に感情を込めることで共感を誘発しやすくなります。さらに、相手にとって具体的でわかりやすい具体例やストーリーを用いることで、自分のメッセージを相手にしっかりと「伝える」ことが可能になります。
www.kotora.jp「伝わる」ための重要なポイント
相手の関心や背景を理解する
「伝わる」ためには、相手の関心や背景をしっかり理解することが不可欠です。単に情報を「伝える」だけでは、相手に響かず、意図した行動や反応を生むことは難しくなります。相手が何に関心を持ち、どのような考え方や価値観を持つのかを知ることで、適切な方法でメッセージを届けることができます。具体的には、相手の置かれた状況やニーズを理解し、それに合った話し方を選ぶことが重要です。このアプローチを取ることで、相手は「自分のことを考えてくれている」と感じ、自然と心が開きやすくなります。
視覚化や具体例の活用
情報を「伝える」だけでは十分に内容が伝わらないことも多いため、「伝わる」ためには視覚化や具体例を活用することが有効です。たとえば、数字やグラフを用いることで複雑なデータを分かりやすく示したり、具体的な事例を挙げて相手にイメージを持たせたりすると、内容がスムーズに理解されやすくなります。視覚化の利点は、相手の記憶にも残りやすくなる点です。また、具体例はメッセージにリアリティを加えるため、単なる理論的な説明以上に共感を得られる効果があります。
感情の共有とストーリー性
「伝える」を「伝わる」に昇華させるためには、感情の共有とストーリー性を取り入れることが重要です。感情が伴うメッセージは、相手の心に響きやすく記憶に残ります。ストーリーを交えることで、相手は自身の体験と結びつけて共感を覚えやすくなり、聞き手が自ら考え、行動に移すきっかけを作れます。具体例として、成功体験や失敗談を織り込むことで、メッセージの説得力が高まり、相手との信頼関係を築くこともできます。
双方向のフィードバックを取り入れる
伝わるコミュニケーションを実現するためには、双方向のフィードバックを意識することが必要です。一方的に「伝える」だけでは相手がどのように受け止めているのか、また自分のメッセージが適切に届いているのかを確認することはできません。相手からの反応を積極的に受け取り、それに基づいて内容や伝え方を柔軟に修正することで、より深い理解と共感を引き出すことが可能になります。この過程は、信頼関係を育む上でも重要で、単なる情報交換を超えた効果的なコミュニケーションを生み出します。
「伝える」だけでは成果が生まれにくい理由
メッセージが届かない状況の実例
「伝える」だけでは、相手にメッセージが本質的に届かない場合があります。その典型的な例は、会議やプレゼンの場面で発表者が一方的に情報を羅列するケースです。たとえば、難解な専門用語を多用する発表や、相手の関心や理解度を考慮せずに話し続ける状況では、伝えたい内容が相手に受け取られないまま終わることがよくあります。この場合、話し手は情報を「伝えた」と思っていても、聞き手には内容が入らず、結果的にただ時間が過ぎるだけとなります。
相手に伝わらなかった場合の影響
相手にメッセージが伝わらなかった場合、その影響は広範囲に及びます。ビジネスの場面で具体例を挙げると、顧客が商品の価値を理解できず、購入に至らないという状況です。また、指示が「伝える」に留まると、従業員やチームメンバーが行動に移す具体的な指針を得られず、プロジェクトの進行が遅れる可能性があります。これらは、単に「伝える」だけではなく、「伝わる」形に工夫を凝らすことの重要性を物語っています。
成果の差を生む「伝わる」コミュニケーション
「伝わる」コミュニケーションは、成果を大きく左右します。「伝わる」とは、メッセージが相手の心に響き、行動を起こさせることを意味します。たとえば、営業の場面では、単に製品の機能を伝えるだけでなく、それが顧客の抱える課題をどう解決するのかを具体的に示すことで、顧客が自発的に「この商品が欲しい」と思う状態を生み出します。同様に、上司が部下に働きかけ、何かを考えさせたり感情的な共感を伴った指示を行った場合、部下が自主的に行動するようになります。このように、「伝わる」ことで得られる成果は、「伝える」だけに比べて明確な違いを生み出します。
「伝わる」を実現させるための実践的なアプローチ
リハーサルで相手視点をシミュレーションする
「伝わる」ためには、自分が話す内容を相手にどう受け取られるかを意識することが重要です。リハーサルは、自分のメッセージがどれだけ相手に届きやすいか確認する絶好の機会です。相手の立場に立ち、知らない前提条件や関心事を洗い出すことで、より分かりやすい言葉や具体的なエピソードを盛り込めるようになります。また、アウトプットを客観視し、必要に応じて改善を加えるプロセスを繰り返すことで、伝えるだけでなく伝わる内容へと進化させることが可能です。
シンプルかつ明確な言葉選び
複雑な説明や専門用語は相手に理解を与える障壁となることが多いです。「伝わる」コミュニケーションを目指す上で、メッセージはできるだけシンプルで、明確な言葉を選ぶことが大切です。「伝えたい」情報が多いほど詳細を詰め込みたくなりますが、多すぎる情報を与えるのは逆効果です。結論から話し始め、短く端的に伝えることで、相手に迷いなく内容を把握させることができます。このアプローチは、特にビジネスシーンにおいて効果的です。
相手の反応から改善点を見出す
一方的に情報を発信するだけでは「伝わる」を実現することは難しいです。相手の表情や態度、返答内容を観察しながら、その反応をもとに改善を図ることが必要です。相手が理解していないと感じた場合は、説明を分かりやすく補足するか、異なる伝え方を試みます。この過程は、双方向のコミュニケーションを育みながら、相手との共感や信頼関係を築く助けとなります。最終的に「伝わった」という実感を持てるよう、相手のフィードバックを活用することが欠かせません。
具体的な事例や数字で強調する
抽象的な話や抽象的な概念だけでは、相手の記憶に残りにくい場合があります。「伝わる」ためには、具体的な事例や数字を活用することで、メッセージに説得力と臨場感を加えられます。例えば、営業シーンにおいては、「市場シェアが拡大しています」という情報を伝えるだけでなく、「昨年比20%の成長を遂げています」と具体的な数字を添えることで、相手により強い印象を与えます。具体的な例やデータは、相手に行動を促す要素として強力な役割を果たします。