コトラ（広報チーム） 
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議事録作成の重要性を理解する
議事録がビジネスにおいて果たす役割
議事録は、会議や打ち合わせの内容を記録し、関係者全員に共有することで業務推進を効率化する非常に重要なツールです。特にコンサル業界では、議事録を通じて決定事項、合意事項、次のアクションを明確化し、プロジェクトを円滑に進める役割を担っています。また、議事録には議論の背景や理由を明確に記載することで、関係者の共通認識を担保する意図があります。正確で分かりやすい議事録を作成することは、ビジネスシーンでの信頼構築にもつながります。
優れた議事録がプロジェクトにもたらすメリット
優れた議事録は、プロジェクトの進行状況を一目で把握できるため、関係者の効率的な意思疎通を実現します。例えば、共通認識が足りないと、同じ議論を繰り返す無駄が発生しますが、議事録があればそのようなリスクを回避できます。また、決定事項やネクストアクションを明確に記載することで、関係者間の認識ずれを防ぎ、確実なアクションにつなげることが可能です。時間管理やリソース配分も的確に行えるようになり、結果的にプロジェクトの成功率を高める重要な役割を果たします。
議事録作成がコンサルタントに求められる理由
議事録作成のスキルは、コンサルタントとして必須の能力とされています。コンサルタントは、クライアントとの会議やプロジェクト内部のミーティングなど、多くの場面で意思決定の記録役を担います。新卒コンサルタントにとっても議事録作成は業務の基本であり、これをうまく作成できることは、プロフェッショナルとしての第一歩になります。また、議事録作成には発言や議論内容を構造的に把握して要約するスキルが求められるため、それを通じて思考整理や戦略的思考が鍛えられます。さらに、クライアントに対するアウトプットの品質向上にも直結するため、議事録作成スキルの向上はコンサルタントとしての成長にもつながります。
www.kotora.jp効率的な議事録作成の基本テクニック
事前準備：アジェンダと確認事項の把握
議事録作成の効率を上げるためには、会議が始まる前の事前準備が欠かせません。特に、アジェンダの確認と会議で扱う内容の事前整理が重要です。これによって、会議中に何が話し合われるかを把握しやすくなり、議事録の骨子をあらかじめ構築できます。また、アジェンダや情報を事前に共有することで、参加者が議論をスムーズに進められる環境を整えることも可能です。コンサルタントとしては、事前に案件背景や目的、関連資料を確認しておくことが、正確性の高い議事録作成に繋がります。
会議中に必要なリスニングと記録のポイント
会議中に議事録を効率よく作成するには、リスニングスキルと記録スキルを駆使する必要があります。議論をただ文字起こしするのではなく、要点を抽出し、発言の裏にある意図や結論を見極めることが求められます。特にコンサルタントは、会議中に行われる議論の「重要な結論」と「次のアクション」を見逃さないよう集中力を維持することが求められます。タイピングに自信がない場合は、逐一全てを書き起こそうとせず、後で追記できるメモやキーワードだけを書き留めることも有効です。また、発言者の名前や役職も要所で記入しておくと、議事録の正確性が向上します。
フォーマットを活用した効率化
効率的な議事録作成には、定型フォーマットを活用することが効果的です。あらかじめ決定事項、合意事項、アクションアイテムなどを整理しやすいフォーマットを準備しておくことで、会議中に記録作業をスムーズに進められます。特にコンサルタントは多忙な現場で議事録を迅速に仕上げる必要があるため、フォーマットを活用することで作業時間を短縮できます。また、フォーマット化された議事録は関係者との共有や理解を容易にし、プロジェクトを効率的に進める材料となります。議事録作成に慣れるほど、自分に最適なフォーマットをカスタマイズできるようになるため、まずは基本形から始めると良いでしょう。
議事録作成を進化させる3つの具体的なテクニック
1. 内容を構造化する：MECE思考の活用
議事録作成の中でも特に重要なテクニックが、内容を構造化することです。コンサル業界でもよく活用されるMECE思考（Mutually Exclusive and Collectively Exhaustive：相互排他かつ完全網羅）は、議事録を整理する際に非常に有効です。MECEを活用することで、会議中で話された内容を漏れなく記録しつつ、重複を避けることができます。具体的には、議事録の項目を「議論の背景」「決定事項」「次回のアクションプラン」といった明確なカテゴリに分け、論理的に整理することがポイントです。このように構造化された議事録は、関係者が直感的に情報を理解できるため、プロジェクトの進行がスムーズになります。
2. 必要な結論と今後の行動を明確に記載する
議事録は単なる会話の記録ではありません。会議でのゴールや次のステップを明確に反映することがその主な目的です。コンサルタントとして議事録を作成する際には、「結論」「ネクストアクション」「担当者と期限」など、プロジェクトを進める上で必要不可欠な情報を正確に記載する必要があります。例えば、ただ議論の流れを記録するのではなく、「どの選択肢が採用されたのか」「なぜその結論が出されたのか」「次に誰が何をするのか」を具体的に示しましょう。このような議事録は、会議後の実行フェーズで関係者間の認識のズレを防ぎ、業務を効率化する役割を果たします。
3. 簡潔で分かりやすい言葉を選ぶ
議事録は多くの人に共有されるドキュメントです。そのため、誰が読んでも一目で理解できる簡潔で分かりやすい言葉を選ぶことが重要です。専門用語や曖昧な表現を避け、短い文章で要点を記載するよう心掛けましょう。例えば、「～の可能性がある」などの曖昧な表現ではなく、「～を採用する予定」「～は次回確認」というように読み手が正確に意図を汲み取れる表現を使用します。また、箇条書きや見出しを活用することで、視認性を向上させるのも効果的です。わかりやすい議事録は、クライアントや関係者の時間を節約し、意思決定や次のアクションのスピードを高めます。
チェックリストを使った見直しプロセス
議事録の質をさらに向上させるためには、作成後の見直しプロセスが欠かせません。その際に有効なのが、チェックリストを活用する方法です。例えば、「情報に漏れや曖昧な表現がないか？」「決定事項と次回の行動が明確に示されているか？」「フォーマットに一貫性があるか？」といったポイントをリスト化して確認すると、作成ミスを防ぐことができます。また、議事録の共有前には、同僚や上司に一度確認を依頼することもおすすめです。第三者の視点からのフィードバックを得ることで、思わぬ見落としや改善点を把握できます。このプロセスを習慣化することで、効率よく高品質な議事録を作成できるようになります。
議事録を共有し、活用するためのベストプラクティス
共有までのタイムラインを短縮する秘訣
会議終了後、可能な限り迅速に議事録を共有することは、情報の鮮度を維持し、次の行動をスムーズに進める上で非常に重要です。特にコンサルタントの現場では、タイムリーさが大切な評価軸となります。そのため、タイムラインを短縮するためには、会議中に決定事項や重要事項をリアルタイムで明文化し、会議終了時点で議事録の骨子を完成させておくことが効果的です。また、使いやすいテンプレートを事前に用意しておくことで、内容を迅速に整理・記載できる体制を整えることができます。
関係者全員でのフィードバックサイクル
共有された議事録を活用して、関係者間でフィードバックのサイクルを回すことも欠かせないポイントです。コンサル業務では、各メンバーが異なる視点や役割を持っているため、議事録が共通認識を構築するための重要なツールとなります。特に合意事項やアクションプランの記載に対して確認や修正提案を受け付けることで、議事録の完成度を高めるだけでなく、関係者のエンゲージメントも向上させることが可能です。
議事録を次回会議の準備に活かす方法
議事録は、一度共有するだけでなく、次回の会議準備に継続的に活用することが理想的です。前回会議での議論の要点や未解決事項を次回のアジェンダに反映することで、議論の効率性が飛躍的に向上します。また、ネクストアクションに基づいた進捗確認を行うことで、プロジェクト全体の透明性が保たれます。会議参加者が「議事録に基づいて行動し、会議に戻る」という流れを作ることが、効率的な業務推進に繋がります。
デジタルツールの活用事例
議事録作成や共有プロセスを効率化するためには、適切なデジタルツールの活用が非常に効果的です。例えば、GoogleドキュメントやMicrosoft Teamsのリアルタイム編集機能を活用すれば、会議中に全員で内容を確認・修正しながら進めることができます。また、Notionなどの情報管理ツールを使ってプロジェクトごとに議事録を整理し、関係者全員が簡単にアクセスできる環境を整えることも推奨されます。これらのツールを導入することで、議事録の正確性や共有スピードが飛躍的に向上します。
まとめ：議事録作成のスキル向上を目指して
議事録が成功のカギを握る
議事録は、コンサルタントにとって単なる記録以上の意味を持ちます。ビジネスの現場では、議論の結果を的確に記録し、関係者全員の認識を統一することが、プロジェクトの成功に直結します。特にコンサル業界において、議事録作成のスキルは、高い業務品質を維持しながら効率的に物事を進めるうえで必須となります。議事録を通じて意思決定の透明性や合意が確保されることで、次のアクションがスムーズに進み、クライアントとの信頼関係も構築されます。そのため、議事録作成はプロジェクトを成功へ導く「業務推進のカギ」といえます。
継続的な改善が議事録スキルを磨く
議事録作成スキルは、一朝一夕で身につくものではありません。重要なのは、日々の業務の中で継続的な改善を意識することです。たとえば、過去の議事録を振り返り、どこを改善できるかを客観的に分析することや、上司や同僚からフィードバックを受け取ることが、スキルの向上に繋がります。また、議事録の品質や作業スピードを向上させるためには、自分の作成方法を常に再評価し、より効果的なアプローチを模索することが重要です。この「改善のサイクル」を回し続ける姿勢が、具体的な成果を生み出す原動力となります。
実践を積み重ね、自分のスタイルを確立する
議事録作成スキルを高めるには、多くの実践経験を積むことが欠かせません。特に新卒のコンサルタントにとって、最初は苦慮するかもしれませんが、課題を克服しながら、自分なりのスタイルを模索していくことで大きな成長を遂げることができます。たとえば、議事録を構造化する方法、簡潔な言葉を選ぶ工夫、そしてデジタルツールの活用法など、数多くのスキルが実践を通じて磨かれていきます。最終的に、効率的かつ高品質な議事録を個性豊かに作成できるようになることで、コンサルタントとして確固たる信頼を築く一助となるでしょう。